Plan Project


ICT Plan Project

Core planPiramide plan projectIn ingegneria gestionale ed economia aziendale, con l’espressione project management (in italiano gestione di progetto) si intende l’insieme di attività di back office e front office aziendale, volte all’analisi, progettazione, pianificazione e realizzazione degli obiettivi di un progetto, gestendolo in tutte le sue caratteristiche e fasi evolutive, nel rispetto di precisi vincoli (tempi, costi, risorse, scopi, qualità).

La collocazione in un arco temporale finito distinguono il progetto dai processi operativi di un’azienda (le cosiddette attività di routine) che sono invece permanenti o semi-permanenti e sono diretti a produrre in modo ripetitivo lo stesso prodotto o servizio. La sfida principale del servizio è quella di interpretare le esigenze del clienti e gli scopi del progetto per rappresentarli governarli ottimizzando le risorse ed i tempi.

Obiettivi del Plan&Project

Gli obiettivi possono essere formulati nel modo migliore verificandone l’aderenza ai requisiti indicati dall’acrostico SMART (traducibile dall’inglese come “intelligente”, “furbo”):

  • Specifico/Semplice (ossia ben definito e chiaramente comprensibile)
  • Misurabile (o per lo meno valutabile) nella sua raggiungibilità
  • Accettabile (nel senso di “considerato raggiungibile” dalle persone coinvolte nel progetto)
  • Rilevante (ossia importante per il committente, al punto di affidare un mandato chiaro e forte a coloro che hanno responsabilità nel progetto)
  • Tempificato/Tracciabile (nel senso che deve essere conseguito entro una data certa e poter essere tracciato nel suo avanzamento)

La misurazione (o valutazione) del raggiungimento di un obiettivo può/deve essere accertata alla fine del progetto o sul progresso dello stesso.

Stima di un progetto 

planningLa stima dimensionale di un progetto è una delle prime attività cruciali da cui dipende il successo del progetto e la sorte del project manager. Esistono molteplici tecniche per quantificare i tempi e i costi necessari a realizzare un progetto o, se si vuole, la sua durata. I passi comuni alla maggior parte delle tecniche di pianificazione prevedono di:

identificare le attività elementari (task) necessarie a produrre i deliverable associati a ciascun elemento della work breakdown structure (WBS) e le loro dipendenze;

  • rappresentare la scomposizione dei task in un diagramma di Gantt, mettendo in evidenza le interrelazioni tra i diversi elementi del progetto (macro-attività o work packages, task e output) in una scala temporale;
  • valorizzare la quantità di lavoro necessaria (il cosiddetto effort) a completare ciascun task, determinando la tipologia di risorse (umane e non) necessarie alla loro realizzazione;
  • calcolare i tempi di realizzazione di ciascun task in base al numero di risorse a loro assegnate;
  • determinare i costi del personale per la realizzazione di ciascun task moltiplicando la quantità di lavoro (effort) stimato per i costi medi delle tipologie di risorse individuate; aggiungere i costi degli altri materiali e/o servizi necessari;
  • determinare il percorso critico in base alle dipendenze esistenti dentro la WBS;
  • calcolare il tempo totale (il cosiddetto elapsed) sommando i tempi di tutti i task che si trovano all’interno del percorso critico;
  • determinare il costo totale sommando i costi (personale + materiali + servizi) di tutti i task.

Gli strumenti attuali e le tecniche consentono di rappresentare la struttura dei task associati alla WBS, visualizzare il diagramma di Gantt e cercare il miglior assetto del piano che ottimizzi l’utilizzo delle risorse e minimizzi i rischi presenti nella pianificazione, con il vincolo di restare all’interno del tempo di realizzazione richiesto dal committente.

Variabili di progetto: il triangolo dei vincoli di progetto

piramide verde

Al pari di ogni altro sforzo umano, anche i progetti vengono realizzati e rilasciati in  un contesto sottoposto a determinati vincoli. Tradizionalmente questi vincoli
vengono elencati come scopo/qualità, tempo e costo/risorse. Spesso viene usata l’immagine del triangolo del project management (dove ogni lato rappresenta un vincolo), per rappresentare la loro correlazione: ciascun vincolo non può essere cambiato senza impattare sugli altri due, ovvero ciascun parametro è funzione degli altri due. Il vincolo tempo indica la quantità di tempo disponibile per completare il progetto. Il vincolo costo/risorse rappresenta il budget disponibile per il progetto. Il vincolo scopo/qualità rappresenta quanto deve essere fatto per conseguire i risultati attesi dal progetto sia in termini di requisiti che di criteri di qualità/performance.

Dashboards, report e controllo

radialIl progetto, una volta definito e fissato nei termini visti sopra può produrre reportistica e dashboard da diffondere sia in fase iniziale (Start-Up) che nella fase di avanzamento (al fine di esaminare e rivedere il progetto) ma soprattutto a conclusione del progetto stesso.

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